Les Éditions de la Sorbonne attachent une importance particulière à la protection des données personnelles des utilisateurs de leur site www.editionsdelasorbonne.fr.

Dans le cadre de votre visite du site www.editionsdelasorbonne.fr (ci-après le « Site »), les Éditions de la Sorbonne (ci-après « l’Éditeur ») sont susceptibles de collecter et traiter des données à caractère personnel.

La présente charte a pour objet d’informer les personnes concernées sur les traitements de données mis en œuvre, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Toute information se rapportant à une personne physique susceptible d’être identifiée directement ou indirectement (par exemple les nom, prénom, nom d’utilisateur, adresse électronique, adresse postale, donnée de localisation, etc.) est une donnée personnelle (ci-après « Donnée(s) Personnelle(s) » ou « Donnée(s) »).

La présente Charte définit et précise les modalités de recueil et de traitement des Données Personnelles vous concernant susceptibles d’être collectées sur le Site et dont l’Éditeur est responsable, l’usage qui peut en être fait ainsi que les droits que vous avez sur ces Données en tant qu’utilisateur (ci-après l’« Utilisateur » ou les « Utilisateurs »), conformément à la réglementation en vigueur.

L’Éditeur se réserve le droit de modifier la présente Charte, à tout moment et sans préavis. Les modifications entreront en vigueur et vous seront ainsi opposables à la date de leur mise en ligne sur le Site.

Article 1. Responsable de traitement

Les Éditions de la Sorbonne, rattachées à l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, sont responsables des traitements de données personnelles mis en œuvre via le Site.

Toutefois, tel qu’explicité au sein des Conditions Générales d’Utilisation, le Site est susceptible de contenir des liens hypertextes renvoyant vers des sites tiers. L’Éditeur n’est pas responsable des traitements de Données Personnelles qui seraient susceptibles d’être effectués par les éditeurs de ces sites tiers si les Utilisateurs venaient à consulter ces sites. Aussi, les Utilisateurs sont invités à prendre connaissance des dispositions relatives à la protection des Données Personnelles des sites tiers concernés qu’ils visitent et/ou tout autre site tiers vers lequel les Utilisateurs pourraient être redirigés à partir notamment des sites concernés.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le service des Éditions de la Sorbonne (contact-eds[at]univ-paris1.fr) et/ou le Délégué à la Protection des Données (DPO) de l’établissement : dpo[at]univ-paris1.fr.

Article 2 - Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• gestion des ventes d’ouvrages (commande, expédition, facturation, réclamations) ;
• information du public sur les publications, nouveautés et actualités éditoriales ;
• gestion du processus éditorial (réception et expertise des manuscrits, comités éditoriaux, suivi de production et publication) ;
• diffusion et distribution des ouvrages et revues, y compris en version numérique ;
• gestion des abonnements à la newsletter et envoi d’informations éditoriales ;
• gestion des abonnements aux revues des Éditions de la Sorbonne.

Les traitements reposent sur les bases juridiques suivantes :

• exécution d’un contrat (article 6.1.b RGPD) : gestion des commandes et relations commerciales ;
• consentement (article 6.1.a RGPD) : abonnement à la newsletter ;
• mission d’intérêt public (article 6.1.e RGPD) : activité éditoriale, scientifique et de diffusion du savoir.

Article 3 -  Personnes concernées et données collectées

Eu égard au public visé par le type de contenus publiés sur le Site et comme il est précisé au sein des Conditions Générales d’Utilisation, toute visite et/ou inscription à quelconque des services proposés sur le Site par l’Utilisateur mineur est subordonnée à l’autorisation de ses représentants légaux et est placée sous l’exclusive surveillance et responsabilité de ses représentants légaux. En conséquence, le traitement des Données à caractère personnel de l’Utilisateur mineur de quinze (15) ans implique, outre son consentement, celui de ses représentants légaux, au sens des dispositions légales et réglementaires en vigueur et, de facto, le traitement de Données à caractère personnel desdits représentants légaux.

Les traitements concernent notamment :

• les auteurs et autrices ;
• les directeurs et directrices de collection ;
• les experts et évaluateurs ;
• les prestataires intervenant dans la chaîne éditoriale ;
• les journalistes, chercheurs et partenaires de diffusion ;
• les clients et acheteurs ;
• les abonnés aux revues et à la newsletter.

Les données sont principalement collectées directement auprès des personnes concernées :

• lors de la soumission de manuscrits ou échanges éditoriaux ;
• lors de la création de compte ou d’une commande sur le Site ;
• lors de l’inscription à la newsletter ou aux revues ;
• lors de prises de contact via les formulaires ou par courriel ;
• dans le cadre de relations professionnelles avec les partenaires.

Les données collectées dépendent des finalités poursuivies et peuvent inclure :

• données d’identification (nom, prénom) ;
• coordonnées (adresse électronique, postale, téléphone) ;
• données professionnelles (fonction, établissement, spécialité) ;
• identifiants de chercheurs (IDRef, ORCID) ;
• données de commande (historique, montant, livraison, facturation) ;
• données nécessaires à la gestion des paiements et abonnements ;
• données techniques de connexion et de navigation.

Au-delà des Données Personnelles traitées ci-dessus, des traceurs permettent de recueillir, à des fins statistiques et de sécurité, des informations relatives à la connexion (durée, pages du site visitées), au terminal (système d’exploitation) et à la navigation des Utilisateurs (type de navigateur).

Article 4 - Les destinataires des données personnelles

Les Données Personnelles collectées par l’Éditeur sont exclusivement destinées aux Éditions de la Sorbonne et ne seront en aucun cas commercialisées ni louées à des tiers. Toutefois, les Données Personnelles pourront être transmises aux autorités judiciaires ou administratives qui en feraient la demande, à des tiers prestataires techniques sous-traitants des Éditions de la Sorbonne, et/ou à des tiers dont les contenus sont accédés depuis le Site pour les seuls besoins de la fourniture des services listés ci-dessus.

Les Données Personnelles pourront également, le cas échéant, être communiquées à des partenaires commerciaux si les Utilisateurs y consentent.

Le cas échéant, dans le cadre de la publication de contenus, le pseudo/prénom de l’auteur est transmis à l’ensemble des Utilisateurs du Site qui visualisent le contenu associé audit pseudo/prénom. Ces Données ainsi que le contenu en question pourront être transmis à des partenaires, des affiliés ainsi qu’à des moteurs de recherche, et notamment ceux diffusant des avis et commentaires.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées et peuvent être transmises :

• aux personnels des Éditions de la Sorbonne ;
• aux services administratifs et financiers de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne (dont l’agence comptable) ;
• aux prestataires techniques et sous-traitants intervenant pour le fonctionnement du Site et la gestion des services ;
• aux partenaires de diffusion et de distribution des publications ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige ;
• au public, lorsque les données sont intégrées aux contenus publiés.

Les Éditions de la Sorbonne recourent à des prestataires techniques et partenaires intervenant notamment pour :

• l’hébergement et la maintenance du Site ;
• la gestion et diffusion des publications ;
• la logistique et la distribution des ouvrages ;
• l’envoi de communications électroniques ;
• la diffusion scientifique et commerciale des contenus.

Ces prestataires agissent dans le respect du RGPD et uniquement sur instruction des Éditions de la Sorbonne, et peuvent avoir connaissance des données dans le cadre de leurs missions.

Article 5 -  Durée de conservation et sécurité des données

Les Données Personnelles sont conservées dans un environnement sécurisé et hébergées conformément aux informations qui figurent dans les Mentions Légales.

L’Éditeur prend toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des Données Personnelles en vue de les protéger contre toute perte, destruction, altération, divulgation ou accès non autorisé.

Cependant, bien que l’Éditeur mette en œuvre tous les moyens dont il dispose afin d’assurer la sécurité du Site, l’Éditeur ne maîtrise pas l’ensemble des risques inhérents au secteur du numérique et notamment liés au fonctionnement et à l’utilisation d’Internet. À ce titre, les Utilisateurs consultent le Site à leurs risques et périls, sans que l’Éditeur ne puisse être tenu pour responsable d’une faille de sécurité qu’il n’est pas en mesure de pallier.

Les données sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités poursuivies :

• données éditoriales : conservées pendant la durée d’exploitation des ouvrages ;
• newsletter : conservées jusqu’au désabonnement ;
• commandes : conservées pendant la durée légale de conservation comptable et fiscale ;
• formulaires et demandes : conservés le temps du traitement puis archivés ou supprimés ;
• abonnements aux revues : conservés jusqu’au désabonnement puis archivage limité ;
• comptes utilisateurs : conservés pendant la durée d’activité du compte et supprimés après inactivité.

Article 6 - Les droits des Utilisateurs sur leurs données personnelles

Selon la base juridique applicable :

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent, selon les conditions applicables au traitement concerné, des droits suivants :

• le droit d’accéder à leurs Données ;
• le droit d’obtenir la rectification de leurs Données ;
• le droit d’obtenir l’effacement de leurs Données ;
• le droit d’obtenir la portabilité de leurs Données ;
• le droit à la limitation du traitement de leurs Données ;
• le droit de s’opposer au traitement de leurs Données.

Pour les traitements dont la base légale est le consentement, les Utilisateurs peuvent à tout moment retirer leur consentement, auquel cas leurs Données ne seront plus traitées pour la finalité correspondante. Par conséquent, si vous ne donnez plus votre consentement au traitement de certaines Données Personnelles, vous ne pourrez plus accéder à certaines fonctionnalités et/ou services proposés par le Site comme, par exemple, la réception de notre newsletter.

Les Utilisateurs peuvent définir des directives quant au sort de leurs Données après leur décès (conservation, effacement et communication), auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL s’agissant de directives générales ou auprès de l’Éditeur s’agissant de directives particulières aux Données qui lui sont confiées.

Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution ayant qualité pour en prendre connaissance et demander, sous réserve de justifier de son identité, leur exécution au responsable de traitement. À défaut d’une telle désignation ou, sauf directive contraire, en cas de décès de la personne désignée, les héritiers de cette dernière ont qualité pour prendre connaissance des directives au décès de l’Utilisateur concerné et demander, sous réserve de justifier de leur identité et de leur qualité, leur mise en œuvre au responsable de traitement.

Les Utilisateurs peuvent modifier ou révoquer à tout moment leurs directives.

À défaut de telles directives ou de mention contraire stipulée dans celles-ci, sous réserve de justifier de leur identité et de leur qualité, les héritiers de l’Utilisateur concerné pourront signifier au responsable de traitement le décès intervenu et exercer certains droits, notamment le droit d’accès si nécessaire pour l’organisation et le règlement de la succession du défunt, le droit de procéder à la clôture du compte utilisateur du défunt ainsi que le droit de s’opposer à la poursuite des traitements de ses Données ou faire procéder à leur mise à jour.

Pour rappel, ces droits peuvent être exercés directement auprès de l’Éditeur et/ou auprès du délégué à la protection des données (DPO) de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne à l’adresse suivante : dpo[at]univ-paris1.fr.
Conformément à la réglementation en vigueur, l’Éditeur dispose de la faculté de refuser de donner suite aux demandes d’exercice de droits si celles-ci, par leur nombre et leur caractère répétitif, se révèlent manifestement infondées ou excessives.

En cas de non-respect de ses droits, les personnes concernées disposent du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Le traitement des données personnelles mis en œuvre dans le cadre du présent contrat a fait l’objet d’une analyse de conformité au regard de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Article 7 - Loi applicable et recours

La présente Charte est régie, interprétée et appliquée conformément au droit français.

En cas de litige portant sur le traitement de leurs Données Personnelles dans le cadre de l’exploitation du Site, les Utilisateurs et l’Éditeur s’engagent à rechercher préalablement et de bonne foi une solution amiable. À défaut, les Utilisateurs peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ou saisir les tribunaux compétents.